Как правильно составить объяснительную записку на работе и для чего она нужна

Работодатель может потребовать объяснений у работника, который опоздал, долго отсутствовал на рабочем месте, не выполнил поручение руководителя или сорвал выполнение плана.

Рассмотрим, когда нужно писать объяснительную записку, какие сведения она включает, можно ли отказаться от  оформления и стоит ли это сделать, как ее составить.

Что такое объяснительная записка и для чего ее оформляют

Что это. Объяснительная записка — это письменные объяснения работника о причинах совершенного проступка, который грозит дисциплинарным взысканием.

Вправе ли работодатель запрашивать объяснительную записку. Работодатель может потребовать от работников объяснений на основании ст.193 Трудового кодекса. Без объяснительной записки сотрудника не вправе привлекать к дисциплинарной ответственности.

Запрос объяснительной является обязательным при проведении любого служебного расследования. Если работодатель считает работника виновным в каком-либо проступке, то перед тем как его наказать, нужно потребовать объяснений.

Только после этого работодатель может предъявить одно из дисциплинарных взысканий: замечание, увольнение или выговор.

Кто может потребовать объяснительную записку от работника. Однозначного ответа нет – все зависит от размеров организации и причины оформления записки. В небольших компаниях объяснительную запрашивает руководитель, на крупных предприятиях это может быть начальник цеха, управления, отдела и участка.

Как запросить объяснительную записку. Работодатель может запросить объяснительную в письменной или устной форме. Законодательно этот аспект никак не урегулирован. Но руководители предпочитают передавать свои требования в письменном виде, чтобы иметь доказательства на случай судебных споров.

Если работник уклоняется от получения запроса, то работодатель может передать его по смс, на электронную почту, заказным письмом и пр.

С какой целью. На основании объяснительной записки определяется степень вины работника в нарушении трудового законодательства. Работодатель не может сразу назначить наказание для сотрудников. Работник наделен правом изложить свою версию случившегося и реабилитироваться в глазах начальника и работодатель обязан ее учесть при принятии решения о выборе наказания.

После получения объяснительной работодатель может:

• отказаться от дисциплинарного взыскания, если сочтет доводы работника убедительными;
• изменить способ наказания: например, вместо увольнения ограничиться устным замечанием;
• издать приказ о привлечении к дисциплинарной ответственности.

Причины оформления. Объяснительную чаще всего запрашивают в таких обстоятельствах:

• опоздание на работу;
• длительное отсутствие на рабочем месте;
• нарушение правил охраны труда;
• неисполнение поручений руководителя;
• представление недостоверных данных руководству;
• нахождение на работе в нетрезвом состоянии;
• причинение ущерба имуществу работодателю.

Чем отличается объяснительная от пояснительной записки на работе. Объяснительную записку запрашивают по факту какого-либо нарушения, тогда как пояснительная – это внутренний документ в компании, в котором работник излагает справочную информацию и вносит свои предложения (например, по премированию или отправке в служебную командировку).

Как составить объяснительную записку

Объяснительную записку можно оформить в печатном виде или от руки. Обязательный к применению формат законодательно не установлен.

Как составить. Объяснительная готовится в свободной форме и должна содержать:

• наименование компании;
• адресант записки;
• ФИО, должность и подразделение работника;
• наименование документа: «Объяснителная»;
• описание ситуации или нарушения, место и время события (например, опоздание на 30 минут или отсутствие на рабочем месте);
• причина подготовки объяснительной (по запросу руководства);
• отношение работника к совершаемым действиям (признание вины или, напротив, отказ признавать вину), мотивы поступка;
• мнение сотрудника о необходимости привлечения его к ответственности;
• дата и подпись.

Важно: нельзя писать объяснительную «под диктовку» руководства, это может сыграть против самого работника.

Образец объяснительной записки скачать.

Какие причины можно указать в объяснительной:

1. Опоздание – вина транспортной компании, коммунальная авария, ДТП, полученная травма.
2. Прогул – плохое самочувствие, выполнение поручений руководителя, семейные обстоятельства, заболел ребенок.
3. Несданный отчет – отсутствие или неработоспособность ПО, не понял задачу, не успел проверить на ошибки.
4. Другие проступки – вина другого работника.

На кого пишется. Адресантом объяснительной записки может быть начальник отдела,  генеральный директор в зависимости от специфики работы компании, либо другой человек, который по должностной инструкции может принимать решения о наказании.

Какие документы нужно приложить к объяснительной. Прилагать документы не обязательно, но для подтверждения указанных в записке доводов – желательно. Так, можно приложит справку из травмпункта об обращении за медицинской помощью, из управляющей компании о коммунальной аварии, справку о ДТП и пр.

В какой срок нужно написать. На подготовку объяснительной у работника есть два дня (на основании ст.193 Трудового кодекса). Если сотрудник находится в отпуске или на больничном, то сроки отчитываются только после их окончания.  Отозвать работника из отпуска для дачи объяснений работодатель не вправе.

Если работник передал объяснительную через неделю или месяц, то работодатель может не учитывать изложенные в ней доводы.

Как передать.  Записка передается лично работодателю. Он должен присвоить ей входящий номер и зарегистрировать в журнале. Второй экземпляр документа работник с отметкой о вручении работник может оставить у себя и использовать при дальнейшем урегулировании споров.

Может ли работодатель отказаться принимать объяснительную. Нет. И более того – работодателю это не выгодно, так как у работника появится дополнительный аргумент, чтобы оспорить дисциплинарное взыскание.

Что в результате. Объяснительная записка не служит однозначным основанием для освобождения работника от ответственности. Работодатель сам решает, какие доводы можно учесть в качестве уважительной причины, а какие – нет.

Если работодатель посчитал изложенные доводы не убедительными, то на привлечение сотрудника к дисциплинарной ответственности у него будет не более 30 дней.

Сотрудник имеет право обжаловать последовавшее наказание в виде выговора или увольнения в трудовой инспекции или через суд.

Сколько должны хранить объяснительные.  Работодатель обязан обеспечить хранение объяснительных записок: о нарушении внутреннего распорядка – до 1 года, трудовой дисциплины – до трех лет.

Можно ли отказаться писать объяснительную

Обязательно ли писать объяснительную. Нет, работник может отказаться давать разъяснения, если посчитает, что они могут ему навредить или считает их лишенным смысла (на основании ст.192 Трудового кодекса).

Отказ от написания объяснительной не означает признание им вины и не позволяет работодателю на основании этого акта объявить работнику выговор или уволить его.  Но: непред­став­ле­ние ра­бот­ни­ком объ­яс­не­ний не препятствует при­ме­не­нию дис­ци­пли­нар­но­го взыс­ка­ния (ст. 193 Трудового кодекса).

Работнику нужно понимать, что объяснительная записка оформляется в его интересах и помогает ему отстоять свою позицию.

Нужно ли оформлять письменный отказ. Оформление письменного отказа от написания объяснительной не является обязательным. Если работник не передаст объяснения в течение 2 дней, то это приравнивается к отсутствию объяснительной.

Что делать работодателю, если работник отказался писать объяснительную. Если работник не писал объяснительную, то об этом готовят специальный акт. Он содержит указания на нарушения трудовой дисциплины, которые работник отказался пояснять; причины отказа, регистрационные данные заявителя и дату подготовки документа. В акте ставит подпись комиссия, состоящая как минимум из 3 человек. Работника знакомят с содержанием акта под подпись.

Краткое содержание

1. Объяснительная записка – это документ, в котором работник объясняет своему работодателю причину проступка: прогула, опоздания, невыполнения поручений и пр.
2. Ее запрашивает работодатель при нарушении работником трудовой дисциплины: опозданиях, прогулах, потере документов.
3. Оформление пояснительной – это право, а не обязанность работников. Но если работодатель предложил написать объяснительную, не стоит пренебрегать такой возможностью.
4. Работодатель обязан запросить у работника объяснительную в письменной форме.
5. Записка оформляется в свободной форме и должна содержать указание на мотивы поступков работника.
6. Сотрудник обязан передать объяснительную записку в течение 2 дней.