Как подписать договор в электронной форме

Налоги и бизнес

Подписать договор сегодня можно не выходя из дома. Но чтобы дистанционный договор приобрел юридическую силу, требуется соблюдение ряда условий.

Что такое электронный договор и когда его можно заключить

Что такое электронный договор. Возможность заключения договора в электронном виде между компаниями и гражданами предусмотрена гражданским законодательством (согласно ст.434 Гражданского кодекса).  Договор можно заключить, в том числе, через обмен письмами, телеграммами, электронными документами и иными данными.

Стороны сами могут решать, в какой форме составлять договор, — в бумажной или электронной.

Какие договора можно и нельзя подписывать в электронном виде. Некоторые договора можно подписывать только на бумажном носителе, другие – подлежат нотариальному заверению. В случае если такие требования законодательно не установлены, договор можно подписать в простой письменной форме, в том числе, в электронной.

Например, дистанционно не получится оформить электронную сделку с недвижимостью (если в ЕГРН действует запрет на заключение дистанционных договоров), договор доверительного управления имуществом, брачный договор, договор ренты и пр.

И, напротив, есть ситуации, когда подписание договора допускается только в электронном виде. Например, госконтракт по результатам электронного аукциона можно подписать только электронно.

В электронной форме разрешается подписывать трудовые договора с дистанционными работниками (на основании статьи 312.1 и 312.2 Трудового Кодекса).

Таким образом, заключить договор можно в бумажной или электронной форме, если законодательно не предусмотрено, что несоблюдение письменной формы сделают сделку недействительной.

Какие требования предъявляют к электронному договору

Каким условиям должен отвечать договор. Чтобы электронный договор прибрел юридическую силу, должны соблюдаться определенные требования к подписи. Но это не единственное, что необходимо учесть. Сделка должна отвечать следующим условиям (с учетом ст.160 Гражданского кодекса):

  1. Содержание и условия соответствует законодательству, нет оснований для признания сделки недействительной (ничтожной).
  2. Форма договора отвечает требованиям (например, требуется нотариальное заверение или государственная регистрация).
  3. Подписанты договора имеют право заключить сделку (в частности, обладают правом собственности или правом подписания договоров от имени юрлица).
  4. Соблюдены дополнительные условия (например, получено согласие супруги, залогодержателя или законного представителя и пр.).

Каким требованиям должен отвечать электронный договор. Чтобы электронный договор приобрел юридическую силу нужно соблюдение двух условий:

  1. Содержание можно воспроизвести в неизменном виде на материальном носителе – ни одна из сторон не может вносить свои поправки.
  2. Можно точно определить, кто именно подписал договор: на основании подписи или способа обмена документами.

Обмен документами в формате Word – самый небезопасный способ заключения договора. Потому что этот формат ничем не защищен и в него в любой момент можно внести правки. Высоки риски, что недобросовестная сторона договора попробует оспорить его в судебном порядке.

Специальные условия. При подписании договора стоит прописать в нем условия:

  • о возможности заключения и ведения деловой переписки в электронном виде (обмене счетами и накладными, актами и претензиями и пр.);
  • порядке заключения договора – в электронном виде, через обмен скан-копиями,
  • способе подписания – это может быть ЭЦП или иной вариант;
  • разрешенных к использованию электронных адресах и аккаунтах для обмена сообщениями и письмами.

Как заключить электронный договор: обзор вариантов 

Чтобы заключить договор в электронном виде можно использовать следующие варианты:

  1. Обменяться версиями договора по почте через заказные письма.
  2. Произвести обмен скан-копиями: для этого одна из сторон подписывает бумажный договор, сканирует его и направляет с электронного адреса, который указан в договоре. Вторая сторона распечатывает отсканированную версию, подписывает ее и передает первому участнику. С этого момента договор считается подписанным.
  3. Стороны акцептируют условия договора через совершение определенных действий. Аргументом в сторону заключения договора становится полное или частичное исполнение. Например, исполнитель отправляет заказчику договор по электронной почте. После внесения оплаты по этому договору он считается заключенным и вступает в законную силу. Либо каждая из сторон переводит на счет другой стороны символическую сумму с указанием номера договора в назначении платежа.
  4. Использование электронного документооборота. В этом случае стороны обмениваются договорами, подписанными электронной подписью.

По сложившейся судебной практике, если стороны не оспаривают действительность договора, суд признает его действительным.

Как подписать договор дистанционно

Договор обязательно подписывают обе стороны – письменно ручкой или с помощью электронной подписи. Договор подписывается способом, который позволяет четко идентифицировать подписанта.

Самый надежный вариант для подписания договора дистанционно – использовать электронную подпись. Она бывает трех видов:

  • простая электронная подпись – это код подтверждения, либо комбинация логина и пароля;
  • неквалифицированная подпись – это две последовательности символов, которые подтверждают личность подписанта и позволяют определить внесение изменений в документы;
  • квалифицированная электронная подпись – электронная подпись, созданная с использованием средств шифрования.

Электронный договор будет иметь равную силу с бумажной версией только при наличии квалифицированной электронной подписи. Только она может подтвердить авторство и гарантировать неизменность договора.

Если у одной из сторон нет электронной подписи

Договор не обязательно подписывать одним способом. Стороны могут сами договориться, как они будут подписывать документ – одна из сторон может использовать электронную подпись, вторая – собственноручную или факсимильную.

Екатерина Новицкая

Эксперт в области экономики и права. Опыт работы 6 лет в консалтинговых компаниях.

Оцените автора
Ваш юридический помощник
Задайте свой вопрос юристу