Бумажная трудовая книжка: сохранить, нельзя выбросить. Что делать с бумажной трудовой после перехода — на электронную и как узнать, какие сведения передал в цифровой формат работодатель

Налоги и бизнес

Электронная книжка – новый документ в российском трудовом законодательстве. Поэтому то, как ей правильно пользоваться, вызывает у работников немало вопросов.

Одни из наиболее популярных вопросов – что делать с бумажной трудовой книжкой после перехода — на электронную и как узнать, какие сведения содержит электронная трудовая?

Содержание

Общие сведения об электронных трудовых книжках

Что это такое

Электронная трудовая книжка – это официальная информация о трудовой деятельности работника с 2020 года, которая хранится в электронном виде в ПФР. (согласно ст. 66.1 Трудового кодекса).

Благодаря электронной трудовой книжке у работника всегда будет доступ к сведениям о страховом стаже, об информации, переданной в ПФР работодателем. Также облегчается подтверждение стажа при кредитовании, а пенсию можно будет оформить дистанционно.

До конца 2019 года работники должны были решить: перейти ли на электронный формат трудовой или сохранить привычную бумажную версию.

Как  узнать, есть ли у меня электронная трудовая книжка

У вас точно есть электронная трудовая книжка если:

  1. Вы писали заявление на имя работодателя о переходе на электронный формат трудовой.
  2. Вы устроились на первую работу после 2021 года – таким работникам уже не оформляют бумажные трудовые даже, когда они сами не хотят получать электронную.

Но даже если Вы не посещали Пенсионный фонд и не писали заявление работодателю,  ПФР все равно будет вести электронную книжку. Но сведения из нее используются только для внутренних целей и получить доступ к документу никто не сможет, включая работника.

Бумажная трудовая книжка: сохранить, нельзя выбросить. Что делать с бумажной трудовой после перехода - на электронную и как узнать, какие сведения передал в цифровой формат работодатель
Преимущества электронной трудовой книжки (источник: ПФР)

Как проверить, какая информация есть в электронной трудовой книжке


У кого есть доступ к электронной трудовой книжке

Доступ к электронной трудовой книжке есть только у самого работника.

Потенциальным работодателям или кредиторам сведения из электронной трудовой не предоставят, даже если работник согласится открыть им доступ

Кто передает сведения в электронную трудовую книжку

Сведения для заполнения электронных трудовых книжек в Пенсионный фонд отправляет работодатель. Информация передается по утвержденной форме СЗВ-ТД.

Какая информация должна быть в электронной трудовой книжке

В электронную книжку попадают все важные сведения о работе сотрудника (на основании ст.11 27-ФЗ «Об индивидуальном учете..»):

  • ФИО и месте работы;
  • структурном подразделении;
  • занимаемой должности, специальности и квалификации;
  • повышении;
  • дате приема на работу;
  • переводе на другую должность;
  • данные о получении новой профессии;
  • сведения о запрете занимать должность по решению суда;
  • увольнении с указанием статьи Трудового кодекса, на которой основывалось расторжение договора и пр.

То есть вся информация, которая хранится в бумажной трудовой книжке, передается и в ее цифровой аналог.  В дополнение электронная трудовая содержит СНИЛС работника.

Но при этом не включает некоторые сведения из бумажной трудовой, которые могут иметь важное значение для сотрудника: например, о том, что он трудоустроен вахтовым методом.

Когда может понадобиться выписка из электронной трудовой книжки

Работник может контролировать достоверность и полноту информации, которая содержится в электронной трудовой книжке. Это ее несомненный плюс перед бумажным форматом.

Но также выписку из электронной трудовой могут запросить:

  1. Потенциальный работодатель при трудоустройстве.
  2. Органы социальной защиты для назначения пособий и льгот.
  3. Банки для подтверждения трудоустройства и стажа.
  4. Визовые центры при оформлении визы.
  5. Суд для проверки информации о месте работы.

Способы проверить информацию, которую содержит электронная трудовая

Посмотреть свою электронную трудовую книжку можно любым способом:

  • с использованием портала Госуслуги;
  • через ПФР;
  • в МФЦ;
  • у работодателя.

Первые два способа формирования выписки (через госуслуги и сайт ПФР) – самые быстрые и удобные, у других – есть нюансы.

Выписка из электронной трудовой книжки отличается от запроса из индивидуального лицевого счета. В выписке из ИЛС можно увидеть, в каком размере работодатель перечислял взносы в ПФР за работника. Тогда как в электронную трудовую финансовая информация не поступает и в ней аккумулируются только данные о трудовом стаже.

Через госуслуги

Чтобы получить информацию из электронной трудовой книжки на портале Госуслуги потребуется подтвержденная учетная запись. Порядок запроса выписки будет следующим:

  1. Авторизуйтесь на портале госуслуги.
  2. В перечне услуг от Пенсионного фонда нужно выбрать «Выписка из электронной трудовой книжки».
  3. После перехода в раздел выберете «Получить выписку».Бумажная трудовая книжка: сохранить, нельзя выбросить. Что делать с бумажной трудовой после перехода - на электронную и как узнать, какие сведения передал в цифровой формат работодатель
  4. Проверьте информацию о застрахованном лице, которая автоматически поступит из личного кабинета, и при необходимости скорректируйте их.
  5. Выписка о трудовой деятельности в течение нескольких минут появится в разделе «Мои заявления».

Через ПФР

Для запроса выписки через личный кабинет в ПФР необходимо:

  1. Авторизоваться в сервисе с использованием портала госуслуги (проходить отдельную регистрацию на портале не нужно).
  2. Перейти на страницу получения выписки «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов ПФР».Бумажная трудовая книжка: сохранить, нельзя выбросить. Что делать с бумажной трудовой после перехода - на электронную и как узнать, какие сведения передал в цифровой формат работодатель
  3. Указать действующий электронный адрес и нажать кнопку «Запросить».
  4. В течение нескольких минут выписка поступит на почту в формате pdf. Тем, кто предпочитает бумажную версию трудовой книжки стоит обратиться в отделение ПФР с паспортом лично.

Через МФЦ

Получить выписку из электронной трудовой книжки можно в МФЦ, который сотрудничает с Пенсионным фондом.  Для этого нужно пройти следующие этапы:

  1. Записаться на прием в МФЦ на удобное время.
  2. Предъявить специалисту МФЦ паспорт и заявление (из приложения к регламенту оказания услуги по Постановлению ПФР от 2020 года №46па). Если заявление передает представитель, у него запросят нотариально заверенную доверенность на представление интересов.
  3. Забрать выписку в бумажном формате в назначенный день или сражу же при обращении.

Через работодателя

Запрос выписки из электронной трудовой имеет определенные ограничения:

  1. Работодатель не предоставит документ, если работник ранее не отказался от электронной трудовой.
  2. Выписку можно получить только в бумажном виде. В электронном формате ее предоставят, но при наличии квалифицированной электронной подписи.

Стоит также учитывать, что работодатель сможет предоставить выписку из электронной трудовой только по текущему месту работы. К сведениям о работе сотрудника в других организациях у него просто нет доступа.

На предоставление сведений о трудовой деятельности в формате СТД-Р работодателю отводится три дня после поступления запроса от работодателя (ст. 66.1 Трудового кодекса).  Форма СТД-Р также обязательно передается всем работникам при увольнении (но только если они перешли на электронный формат). Дополнительные заявления при этом не нужны.

Что делать, если в электронной трудовой оказалась недостоверная информация

Обнаруженная недостоверная информация в электронной трудовой книжке может быть вызвана несколькими причинами:

  1. Работодатель передал ошибочные сведения в ПФР или при внесении информации произошел технический сбой. Работник может обратиться в фонд для корректировки ошибочных сведений.
  2. В трудовую книжку еще не поступила информация от работодателя, поэтому она неполная или пустая. В это случае не стоит предпринимать никаких действий – стоит просто повторно запросить выписку через месяц. Сведения в ПФР передаются работодателем ежемесячно до 15 числа.
  3. В трудовой книжке есть сведения только о работе после 2020 года.

Можно ли в трудовую книжку включить информацию о трудовом стаже до 2020 года

При первоначальной задумке работодатели полагали, что в электронную трудовую книжку включат данные о работе с 2020 года и на более ранние периоды ее действие распространяться не будет.

Но затем законодатели разрешили гражданам передавать информацию о стаже до 2020 года в электронный формат, чтобы все необходимые сведения хранились в одном месте (на основании ФЗ-30 от 24.02.2021 «О внесении изменений…»). Для этого им следует обратиться в Пенсионный фонд с заявлением и бумажной трудовой книжкой.

Но даже после отцифровки сведений о трудовом стаже до 2020 года бумажную трудовую стоит сохранить.

Как исправить информацию в электронной трудовой книжке

В случае обнаружения противоречащей содержанию бумажной трудовой книжки содержания электронной, работник может:

  • сообщить о недостоверной информации работодателю;
  • подать заявление об исправлении ошибок в ПФР.

После того как Пенсионный фонд проверит предоставленную информацию на достоверность, подаст запрос работодателю относительно трудоустройства работника в спорный период, он исправит ошибки в электронной трудовой книжке.

Что делать с бумажной трудовой книжкой после получения электронной

Когда работник перешел на электронный формат, ему на руки выдадут бумажный формат. Бумажную трудовую книжку после ее передачи работодателем следует сохранить. Поясним почему.

Почему нужно хранить бумажную трудовую книжку

Бумажная трудовая книжка после получения ее работником сохранит юридическую силу и сможет использоваться при необходимости наравне с цифровой.

Многие работники ошибочно полагают, что после того, как они перешли на электронную трудовую книжку, бумажная им больше не нужна.  Они не учитывают, что в электронный формат не попадает информация о стаже до 2020 года.  Вполне вероятно, что при обращении за пенсией трудовой стаж до конца 2019 года работнику придется подтверждать бумажной трудовой.

Есть еще несколько аргументов в пользу того, чтобы сохранить электронную трудовую книжку: она поможет официально подтвердить опыт работы для потенциального работодателя или при трудоустройстве на госслужбу.

К тому же, всегда сохраняются риски, что информация из электронной трудовой книжки будет утрачена. Хотя Пенсионный фонд заверяет, что его база исключительно надежная, на 100% гарантировать сохранность сведений не может никто. В бумажной трудовой книжке все сведения точно не потеряются.

Чем грозит утрата бумажной трудовой книжки

Потеря бумажной трудовой книжки может иметь ряд неприятных последствий:

  1. При назначении пенсии могут возникнуть проблемы с подтверждением трудового стажа из-за некорректно внесенной информации или технического сбоя. Если трудового стажа или накопленных баллов не хватит – в пенсии откажут.
  2. Работодатель не внес в электронную трудовую книжку важную информацию о переходе на другую должность и пр. Не все работодатели добросовестно сдают отчетность, поэтому для подтверждения своей позиции будет лучше, если у работника останется на руках бумажная книжка
  3. В электронную трудовую книжку не поступают сведения о награждениях. Если работник с большим стажем захочет оформить статус ветерана труда, то помимо накопленного стажа от него потребуется подтвердить наличие наград. Сведения о наградах есть только в бумажной трудовой. Потенциально можно подтвердить наличие наград грамотами, копиями приказа, но это более трудозатратный способ.

Краткое содержание

  1. Работники, которые перешли на электронный формат трудовой книжки, могут получить выписку у нее через госуслуги, личный кабинет ПФР, у работодателя или в МФЦ.
  2. Выписка из электронной трудовой книжки позволяет проверить корректность сведений, переданных работодателем, а также подтвердить трудовой стаж.
  3. После перехода к электронной книжке работник получает на руки бумажную трудовую. Ее следует сохранить для подтверждения стажа до 2020 года или на случай технических ошибок.
  4. Работник вправе отцифровать всю информацию о трудовом стаже до 2020 года. Для этого нужно обратиться в Пенсионный фонд с заявлением и бумажной трудовой.
  5. Если в электронной трудовой есть ошибки, работник может попросить скорректировать информацию в ПФР или через работодателя.

Дарья Симонова

Бухгалтер, индивидуальный предприниматель. Обладаю экспертными знаниями в области бухгалтерского, налогового учета, финансового анализа и бюджетирования.

Оцените автора
Ваш юридический помощник
Задайте свой вопрос юристу

Adblock
detector